小規模チーム向け運用ガイド
QR・GPS打刻から勤怠承認・月次CSVまでの使い方
QRとGPSは、打刻を複雑にするための機能ではありません。働く場所と担当者に合う方法を一つ選び、 誰が見ても迷わない運用にすることが大切です。
最初に打刻方法を一つ決める
同じ場所にスタッフが集まる現場や店舗では、入口や休憩室にQRを掲示すると説明が簡単です。 現場が日ごとに変わる場合や、一人で直行直帰するスタッフが多い場合は、位置情報の確認を組み合わせます。 最初から両方を細かく使い分けず、主な方法を一つ決めてください。
開始前に登録する3つのこと
- 「従業員」で氏名・賃金設定・本人用の4〜8桁の打刻PINを登録する
- 「現場」を登録し、「設定」で会社全体の打刻方法をQRまたはGPSから選ぶ
- QRモードは現場詳細のQRを掲示。GPSモードは現場の緯度・経度・許容半径を設定し、従業員詳細の本人専用URLを渡す
GPS確認モードでは、短期スタッフに本人専用URLを渡すと氏名の誤選択を減らせます。 QRモードでは、必ず勤務現場に掲示した現場別QRを使います。URLやQRは勤務に必要な人だけへ共有し、契約終了後は利用状況を確認してください。
従業員・現場・日付から打刻を探す
「打刻ログ」の「絞り込み」を開き、従業員・現場・開始日・終了日を選んで「この条件で表示」を押します。複数の条件を組み合わせられ、退職済みの従業員や終了した現場の記録も確認できます。
- 日付は日本時間で、終了日を含みます。訂正済みの打刻は訂正後の日時で検索し、新しい日時から表示します。元の日時は詳細の「元の打刻」で確認できます。
- 「未承認」「承認済み」「除外済み」を切り替えても、従業員・現場・日付の条件を保ちます。結果は30件ずつ表示し、「次の30件」で以前の記録も確認できます。
- 詳細の「打刻ログへ戻る」から、元の検索条件へ戻れます。承認などで対象件数が減った場合は、存在する最後のページまで戻ります。
- 月末の夜勤は、終了日を翌月1日まで広げ、出勤・休憩・退勤を一緒に確認してください。この日付検索は打刻日時の範囲であり、月次集計の出勤月の区分とは異なります。
打刻を確認して、承認する
「勤怠チェック」で打刻漏れや予定との差を確認し、「打刻一覧」の未承認から各打刻を開きます。 問題のない記録も一件ずつ承認が必要です。誤った日時・種別は本人に確認してから「訂正して承認」で理由を残し、重複記録は理由を付けて集計から除外します。 承認・除外後は画面から再訂正できないため、確定前に出勤・休憩・退勤の一連の記録を確認してください。
日時は日本時間で入力します。「打刻順が不正」と表示された場合は、保持されている日時・種別・理由を見直し、前後の打刻を確認してください。 必要な出勤・退勤を除外する操作も、記録のつながりが崩れる場合は保存されません。
未承認の打刻を確認打刻漏れ・通信失敗があったら
出勤・休憩開始・休憩終了・退勤の順に打刻し、保存完了の表示を確認します。通信に失敗した場合は履歴を確認してから再試行し、連打を避けてください。 存在する未承認打刻の日時・種別は訂正できますが、打刻が一件も残っていない箇所の手動追加には現在対応していません。 完全な打刻漏れや承認後に判明した誤りは、管理者が本人へ確認し、事業所の補正台帳に実際の時刻・理由を残して月末に照合してください。
月末は未承認と出退勤の組を確認する
月次集計は承認済みの実打刻から計算します。出勤と退勤がそろわない勤務は集計されません。 日付をまたぐ勤務は、日本時間の出勤日・出勤月にまとめて計上します。月末の夜勤は翌月1日の退勤・休憩まで確認し、関連する未承認打刻を処理してからCSVを出力してください。 CSVと補正台帳を照合し、給与を確定する前に勤務時間・休憩・事業所の給与計算条件を確認します。
月次集計を開くGPSを使う時に伝えること
位置情報を確認する場合は、取得するタイミング、利用目的、保存期間をスタッフへ事前に説明します。 GPSには端末や周辺環境によるずれがあるため、位置だけで勤務実態を断定せず、シフトや本人確認と合わせて判断してください。
小さく始めて、1週間で見直す
まず一つの現場と少人数で試し、迷った操作と例外の数を記録してから全体へ広げます。